SAE Institute México ha adoptado Student First como su nueva plataforma de gestión estudiantil y trabaja con Addvantit en su implementación y localización para el contexto académico, operativo y regulatorio mexicano
Este proyecto representa una de las primeras adopciones de Student First en México y contempla la integración de procesos académicos, administrativos y financieros dentro de un ecosistema tecnológico conectado.
La implementación busca acompañar al estudiante durante todo su recorrido institucional: desde su registro como aspirante y el proceso de admisión hasta la inscripción, seguimiento académico, gestión financiera y egreso.
Además, el proyecto está impulsando la localización de Student First para responder a procesos específicos de México y América Latina, como planes de pago por periodo, becas y descuentos, facturación electrónica, referencias bancarias, certificación y titulación electrónica, así como reportes estadísticos solicitados por la SEP.
¿Qué es Student First?
Student First es una plataforma de gestión estudiantil, también conocida como Student Information System o SIS, diseñada para centralizar la información académica, administrativa y financiera de las instituciones educativas.
La solución permite administrar procesos relacionados con:
- Aspirantes y admisiones.
- Inscripciones y reinscripciones.
- Planes y programas de estudio.
- Materias, grupos y calendarios académicos.
- Calificaciones y asistencias.
- Cargos, pagos y estados de cuenta.
- Seguimiento de la trayectoria del estudiante.
- Integraciones con CRM, LMS, sistemas financieros y plataformas de analítica.
Su arquitectura basada en APIs permite conectar Student First con las herramientas que ya utiliza cada institución, evitando que la información permanezca fragmentada en diferentes sistemas.
En el proyecto de SAE Institute México se contempla la integración con Salesforce para los procesos relacionados con aspirantes y admisiones, así como con Brightspace para la gestión de contenidos, asistencias y calificaciones.
SAE Institute México adopta Student First
SAE Institute México ha seleccionado Student First como plataforma para fortalecer la administración de sus procesos estudiantiles.
Addvantit acompaña la implementación mediante el análisis y configuración de procesos, el diseño de integraciones y el trabajo de localización requerido para adaptar la plataforma al contexto operativo mexicano.
Durante el recorrido funcional inicial realizado sobre la instancia de Student First para SAE se representaron cinco procesos centrales:
- Admisión.
- Inscripción.
- Calificaciones y asistencias.
- Cuenta del alumno.
- Programación académica.
La demostración se realizó sobre una instancia no productiva creada para representar los principales procesos operativos de la institución y definir las configuraciones e interfaces requeridas para su operación.
Gestión de aspirantes y admisiones
El proceso de admisión contempla el seguimiento del aspirante desde su registro inicial hasta su alta formal como alumno.
La información puede sincronizarse desde el CRM utilizado por la institución. En el caso de SAE Institute México, la integración está contemplada con Salesforce.
Entre los procesos representados se encuentran:
- Creación y registro del aspirante.
- Cargo y pago del examen de admisión.
- Registro del dictamen o carta motivo.
- Resguardo digital de documentos.
- Generación del cargo de matrícula.
- Captura de información académica.
- Alta del aspirante como alumno.
La documentación del aspirante y la información requerida por el área de admisiones pueden quedar resguardadas dentro de Student First, facilitando la consulta y continuidad del expediente.
Inscripción y control académico
Student First permite configurar diferentes modalidades de inscripción de acuerdo con la estructura académica de cada institución.
Para SAE se contemplan procesos como:
- Retenciones o bloqueos preventivos.
- Validación de requisitos administrativos y académicos.
- Inscripción de materias por bloque.
- Revisión de traslapes de horarios.
- Validación de disponibilidad y cupo.
- Definición del plan de pago asociado con la carga académica.
Esto permite relacionar el proceso de inscripción con la situación académica y financiera de cada estudiante, evitando que las diferentes áreas trabajen con información desconectada.
Calificaciones y asistencias
Dentro del proyecto se contempla la administración y consulta de calificaciones finales, así como el registro de asistencias por sesión.
La información podrá estar disponible para estudiantes y áreas de coordinación académica, facilitando el seguimiento del desempeño durante cada periodo.
También se trabaja en la integración de calificaciones parciales desde el LMS de SAE, Brightspace. El cálculo y ponderación de actividades se realizará dentro del LMS y los resultados podrán reflejarse posteriormente en Student First.
Esta integración permitirá mantener homologada la información de asistencias, calificaciones parciales y calificaciones finales entre ambos sistemas.
Cuenta del alumno y gestión financiera
Student First incorpora una cuenta centralizada para consultar los movimientos financieros relacionados con cada estudiante.
El proceso contempla:
- Generación de cargos por matrícula, materias y servicios académicos.
- Recepción y registro de pagos.
- Aplicación de pagos a cargos específicos.
- Emisión de comprobantes.
- Consulta consolidada de cargos, pagos y saldos.
- Definición de planes y calendarios de pago.
Esta visibilidad permite que estudiantes y áreas administrativas puedan consultar el estado financiero utilizando una misma fuente de información.
Programación académica
La programación académica constituye la base sobre la que operan los procesos de inscripción, seguimiento y evaluación.
Student First permite configurar:
- Periodos y calendarios académicos.
- Fechas relevantes del ciclo escolar.
- Catálogo institucional de materias.
- Programación de secciones.
- Grupos, horarios y cupos.
- Planes de estudio.
- Estructuras curriculares.
Esta flexibilidad permite representar diferentes modelos educativos, periodos escolares y estructuras académicas dentro de una misma plataforma.
Una plataforma conectada con el ecosistema tecnológico de SAE
Uno de los objetivos de Student First es conectar los diferentes sistemas que participan en la experiencia del alumno.
La plataforma está construida sobre una arquitectura basada en APIs, lo que permite integrar información con sistemas periféricos y mantener un proceso unificado.
Para SAE Institute México se contemplan interfaces con:
- Salesforce como CRM.
- Brightspace como LMS.
- Herramientas de análisis como Power BI.
- Plataformas de pago.
- Instituciones bancarias.
- Proveedores de facturación electrónica.
- Servicios relacionados con certificación y titulación.
Al conectar los sistemas, la misma información puede utilizarse en distintas áreas, reduciendo la duplicidad de captura, los errores y el retrabajo administrativo.
Localización de Student First para México y América Latina
La localización de una plataforma no consiste únicamente en traducir su interfaz.
También requiere adaptar la solución a la forma en que operan las instituciones educativas de cada región, incorporando procesos académicos, financieros, administrativos y regulatorios propios del país.
Como parte del proyecto de SAE Institute México, Addvantit y Student First trabajan en funcionalidades específicas para México y América Latina.
Planes de pago automáticos
En México y Latinoamérica es frecuente que el costo de un programa se divida por semestre, cuatrimestre, trimestre, materia, crédito o periodo académico.
A su vez, cada periodo puede dividirse en mensualidades o parcialidades.
La localización de Student First contempla la generación automática de cargos asociados con la inscripción y la carga académica del estudiante.
Esto permitirá configurar diferentes modalidades, por ejemplo:
- Cuotas fijas por periodo.
- Cobros por materia.
- Cobros por crédito.
- Mensualidades.
- Cargos extraordinarios.
- Servicios adicionales.
- Aplicación de pagos a conceptos específicos.
Becas y descuentos
También se trabaja en la adaptación del proceso de becas y descuentos utilizado habitualmente en instituciones latinoamericanas.
En lugar de aplicar exclusivamente un monto global al costo completo de un programa, la plataforma podrá contemplar becas porcentuales aplicadas a cada periodo o mensualidad.
Por ejemplo, una beca del 10% podría aplicarse proporcionalmente a cada cuota del estudiante durante el ciclo académico.
Referencias bancarias y pago en línea
Para México se contempla la generación de referencias bancarias que permitan al estudiante efectuar pagos mediante los canales habilitados por la institución.
Las referencias podrán utilizarse para realizar pagos en sucursales bancarias, tiendas de conveniencia u otros puntos autorizados.
En el caso de SAE se trabaja inicialmente en una integración con Santander.
Asimismo, Student First contempla integraciones con pasarelas de pago o instituciones bancarias para habilitar pagos en línea.
Facturación electrónica en México
La facturación electrónica forma parte de las funcionalidades contempladas dentro del proceso de localización mexicana.
La solución está diseñada para utilizar la información de los cargos y pagos registrados en la cuenta del alumno, generar la información fiscal correspondiente y conectarse con un Proveedor Autorizado de Certificación o PAC.
El proceso contempla:
- Generación de la información de la factura.
- Creación del archivo XML.
- Envío de la solicitud al PAC.
- Validación y timbrado ante el SAT.
- Recepción del XML y PDF timbrados.
- Identificación de errores u observaciones cuando la factura no pueda emitirse.
Esto permitirá relacionar directamente los pagos de los estudiantes con los conceptos que deben ser facturados.
Certificación electrónica
Student First también se está localizando para apoyar los procesos de certificación electrónica solicitados por la Secretaría de Educación Pública.
La funcionalidad contempla:
- Extracción de información académica.
- Generación del archivo XML requerido.
- Descarga del archivo desde la plataforma.
- Importación de la respuesta proporcionada por la SEP.
- Interpretación del resultado.
- Identificación de errores.
- Corrección de información cuando sea necesario.
Debido al funcionamiento definido por la SEP, la certificación electrónica no permite una conexión directa para el envío inicial del archivo. Sin embargo, Student First podrá administrar la preparación, generación, descarga y posterior interpretación de la respuesta.
Titulación electrónica
Para instituciones con los reconocimientos correspondientes, Student First contempla la integración con el proceso de inscripción de títulos electrónicos.
La plataforma podrá:
- Extraer la información requerida del estudiante.
- Generar el XML del título.
- Enviar la solicitud de inscripción.
- Recibir la respuesta.
- Registrar el resultado.
- Identificar errores o datos que deban corregirse.
Esto permitirá administrar desde la plataforma la información asociada con el proceso de titulación electrónica.
Reportes estadísticos SEP 911
Los formatos estadísticos 911 solicitan información académica, institucional y demográfica que las instituciones de educación superior deben reportar periódicamente.
En muchos casos, algunos de estos datos no se encuentran estructurados dentro de los sistemas académicos tradicionales, por lo que las universidades deben recopilarlos y preparar los reportes manualmente.
La localización de Student First contempla incorporar los campos requeridos y automatizar la generación de los reportes correspondientes.
Esto permitirá concentrar la información desde su captura y facilitar posteriormente la preparación de los formatos solicitados por la SEP.
Calificaciones parciales adaptadas al modelo latinoamericano
La forma de evaluar a los estudiantes puede variar considerablemente entre Estados Unidos y América Latina.
En instituciones estadounidenses es frecuente utilizar una calificación de medio término y una calificación final.
En México y otros países latinoamericanos, en cambio, pueden existir varias unidades parciales, actividades, proyectos y exámenes con ponderaciones diferentes.
Student First se está adaptando para gestionar estas unidades de calificación parcial y reflejar los resultados generados por el LMS dentro del expediente académico del estudiante.
¿Qué busca mejorar Student First en SAE Institute México?
La adopción de Student First está orientada a crear una operación más conectada y consistente.
Entre los principales objetivos del proyecto se encuentran:
Información centralizada
Los procesos de CRM, gestión académica y administración financiera podrán compartir información dentro de un mismo ecosistema.
Trazabilidad del alumno
La institución podrá dar seguimiento a la trayectoria del estudiante desde su registro como aspirante hasta su egreso.
Automatización de cargos y pagos
La generación automática de cargos y su relación con los pagos busca disminuir la captura manual y el margen de error administrativo.
Reducción de tiempos administrativos
La digitalización y conexión de procesos permitirá agilizar actividades relacionadas con admisión, inscripción y cuenta del alumno.
Consistencia de la información
Las áreas involucradas podrán utilizar el mismo dato del estudiante, reduciendo duplicidades y diferencias entre sistemas.
Mejor experiencia para el alumno
Los estudiantes podrán consultar con mayor claridad información relacionada con horarios, calificaciones, asistencias, cargos, pagos y saldos.
Estos beneficios forman parte de los objetivos definidos para la implementación de Student First en SAE.
Addvantit, partner de Student First en México
Addvantit acompaña a las instituciones de educación superior en la adopción e implementación de Student First en México.
Su participación contempla:
- Análisis de procesos académicos y administrativos.
- Configuración de la plataforma.
- Diseño y coordinación de integraciones.
- Localización de funcionalidades.
- Conexión con el ecosistema tecnológico institucional.
- Acompañamiento durante el proyecto de implementación.
La experiencia de SAE Institute México permitirá establecer una base local para futuras implementaciones de Student First en instituciones educativas mexicanas.
Preguntas frecuentes sobre Student First en México
¿Qué universidad tiene Student First en México?
SAE Institute México ha adoptado Student First como su nueva plataforma de gestión estudiantil y trabaja con Addvantit en su implementación y localización para México.
¿Student First ya está en México?
Sí. Student First ya cuenta con un proyecto de adopción e implementación en México con SAE Institute México, acompañado por Addvantit.
¿Qué institución mexicana utiliza Student First?
SAE Institute México ha seleccionado Student First para fortalecer la gestión de sus procesos académicos, administrativos y financieros.
¿Quién implementa Student First en México?
Addvantit es partner de Student First y acompaña su implementación, configuración, integración y localización para instituciones educativas mexicanas.
¿Student First está adaptado para México?
Student First se encuentra en proceso de localización para México y América Latina. El trabajo contempla planes de pago, becas, referencias bancarias, facturación electrónica, certificación, titulación, calificaciones parciales ponderadas y reportes SEP 911.
¿Qué procesos contempla la implementación en SAE Institute México?
El proyecto contempla procesos de admisión, inscripción, calificaciones y asistencias, cuenta del alumno, programación académica e integraciones con Salesforce, Brightspace y sistemas financieros.
¿Student First incluye facturación electrónica mexicana?
La facturación electrónica se encuentra contemplada dentro del proceso de localización para México y considera la integración con un PAC para generar y timbrar los comprobantes fiscales.
¿Student First puede integrarse con otros sistemas?
Sí. Su arquitectura basada en APIs permite conectarlo con CRM, LMS, plataformas de analítica, pasarelas de pago, bancos y otros sistemas utilizados por la institución.
Conoce Student First para tu institución
La adopción de Student First en SAE Institute México marca un paso importante en la llegada y localización de la plataforma para la educación superior mexicana.
Las instituciones pueden utilizar Student First para conectar procesos académicos, administrativos y financieros, centralizar información y construir una experiencia más integrada para estudiantes y colaboradores.
¿Tu institución está evaluando una nueva plataforma de gestión estudiantil?
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