Además de las funciones generales como aquellas relativas a la contabilidad o los recursos humanos, los sistemas ERP empleados por las empresas de manufactura deben incluir todas las funciones específicas de cada proceso. Una herramienta ERP contiene una amplia variedad de características y funciones, permitiendo configurarlo acorde a las necesidades de cada compañía. Aun así, hay una serie de aspectos generales que es importante destacar.
En este post hemos reunido las funciones más relevantes para la planificación de los recursos empresariales para la manufactura por procesos clasificándolos según el módulo al que pertenecen.
- Finanzas
Las funcionalidades y características más relevantes que debe incluir el módulo financiero son aquellas relativas al libro mayor, dónde se presentan, procesan y resumen las transacciones contables y financieras, permitiendo a las unidades individuales la visualización de la información así como a la matriz de manera consolidada. Así, es posible programar y realizar el seguimiento de las cuentas por pagar y de las cuentas por cobrar, permitiendo la integración de las mismas con otras áreas como el servicio de atención al cliente, compras, inventario y control de la fabricación.
Estas funcionalidades deben incluir herramientas para controlar y expedir los recibos del producto como las órdenes de venta; gestionar la depreciación y otros costes relativos a los activos fijos; controlar el efectivo y la contabilidad de costos relacionados con los gastos administrativos, los productos y las órdenes de manufactura; controlar, crear y asignar presupuestos. Además de todas estas funcionalidades, también es importante la creación de informes financieros que permitan el análisis del rendimiento de la empresa.
1. Recursos Humanos
Las características que se precisan en este módulo son las relativas a la gestión del personal, fuerza laboral y capacitación (perfil del empleado, salario, posición, desarrollo de la carrera y capacitación, evaluación del trabajo, etc.), las nóminas de los trabajadores así como sus planes de beneficios. Un buen sistema ERP debería también permitir el autoservicio para los empleados, permitiendo acceso en línea a su información personal. Además, este módulo también debe configurarse para que incluya la provisión de herramientas para los informes de cumplimiento de las normas pertinentes sobre salud y seguridad social y la generación de métricas que nos permitan elaborar informes de planificación, ausencias y vacaciones.
2. Gestión de la fabricación por procesos
La parte del sistema ERP que gestiona el proceso de fabricación debe incluir fórmulas y recetas para la aplicación en la gestión de materiales para una mejor optimización de la producción y el modelado de procesos; función de análisis de los costos del producto relacionados de manera directa desde diferentes perspectivas (estándar, real y promedios); control de la planta de fabricación; planificación de la producción que permita realizar planes diario, semanas y mensuales e informes y control de los procesos de producción por lotes y de conformidad.
3. Gestión de inventarios
Para la gestión de inventarios se precisan requisitos en línea que incluyan la posibilidad de visualizar, organizar y realizar búsquedas de productos en tiempo real; requisitos de procesamiento que permitan la manipulación de datos en tiempo real y el seguimiento de los artículos por criterios; requisitos de datos que permitan obtener información adicional y detallado sobre el archivo maestro de inventarios; requisitos para la interfaz y los informes, incluyendo la posibilidad de crear un interfaz con el libro mayor y obtener información de los archivos actualizados; creación de pronósticos; asignación y reserva de productos terminados y en almacén por cliente y el ajuste del inventario, es decir, posibilidad de cambiar cantidades, lugar de almacenamiento o cualquier otro parámetro.
5. Gestión de compras
Entre las funcionalidades ligadas a la gestión de las compras de la empresa deben incluirse la posibilidad de crear perfiles de proveedores, bien detallados que incluyan todos los datos relevantes; clasificación de los proveedores, teniendo la habilidad de definir parámetros comparativos para analizar y clasificar según rendimiento; requisitos y cotizaciones; crear modificar y mantener órdenes de compra; definir, agrupar y archivar los precios así como el cálculo de descuentos; y requisitos para la interfaz y los informes de gestión de compras que generen estadísticas sobre qué, cuánto y quién realizó un pedido.
6. Gestión de calidad
Las funciones de gestión de calidad debe abarcar tanto la inspecciones que se realicen en las etapas del flujo de producción donde la calidad del producto final puede ser alterada, como la gestión de la calidad para los aspectos no relacionados con la producción incluyendo las compras, con el fin de garantizar que reciben la materia prima adecuada así como los procesos de entrega y envío y la gestión de calidad del inventario, tanto de bienes recibidos como producidos.
7. Gestión de las ventas
La gestión de ventas debe permitir que varios tipos de usuarios realicen actividades relacionadas con las ventas, como búsqueda de información de un cliente, productos disponibles dentro del inventario, gestión de documentos de ventas, etc. Además, la herramienta de ERP incluirá otras funcionalidades como la posibilidad de ver la disponibilidad de productos no comprometidos, es decir, que no han sido asignados a un pedido y que pueden ser asignados sin alterar órdenes existentes; módulos de precios y descuentos que automaticen el proceso de entrada de información de las órdenes de los clientes y la monitorización del estado de las órdenes de compra.
En éste módulo también se encontraría la gestión del CRM, incluyendo campañas y la automatización de las ventas, servicio al cliente, etc., funcionalidad que la mayoría de soluciones ERP contienen.
8. Tecnología del producto
Finalmente, el sistema ERP debe tener una arquitectura adecuada. Esto se refiere a una implementación sencilla que vendrá condicionada por el diseño de la herramienta y la forma en la cual todos los componentes están conectados entre sí. La interfaz de usuario y las plataformas deben permitir a quien utilice el sistema una fácil interacción y al sistema operativo funcionar varios dispositivos.